规范化办公程序的若干管理规定
一、 文书处理程序:
目 的:为进一步加强和健全企业综合档案管理工作,规范文件的收集、整理、立卷、归档程序,以保持企业的档案材料完整齐全,能更好的维护企业利益,反映企业的历史面貌,记录企业的业绩文秘资源网,为企业开拓经营提供服务。
参考文件:总公司《档案管理办法》、《经济档案管理办法》(××字[2002]第111号)
附 件:《档案库房管理制度》
《档案补充修改制度》
《档案借阅及档案材料复印制度》
《档案鉴定与销毁制度》
《档案的统计制度》
《综合档案归档范围及保管期限》
《工程经济档案内容及责任分工》
(一) 收文:
1、上级机关下发的文件资料,应由综合办及时分类、签收、登记、编号。各部室直接收到和带回的文件,应及时送到综合办统一登记处理,各部室和个人不得自拆、自收、自办,综合办及时督促催收。
2、综合办收到文件后,应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序及时办理收文手续和文件承办单,确保做到平件不隔日,急件立即办,不得积压。
3、文件由公司领导批办后,按有关批示及时转交承办部门签收办理,并将承办结果及时反馈到综合办,通过综合办反馈到有关领导。综合办做好督办事项的登记。
4、文件传阅要严格登记手续,加速公文运转,每份文件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在《文件承办单》上签字,并及时送还综合办。
5、涉及几个部门合办(合阅)的文件,要按公司领导的批示意见交由主办部门组织办理,并负责在办完后立卷归档。
6、严格保密制度,按照文件的密级加强管理,按照文件规定的范围传阅,任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密,若丢失文件发生,应立即逐级上报,严肃处理。
(二) 发文:
1、钢结构工程分公司公文文号主要有“××字”、“××党字” 、“××工字” 、“××团字”。
2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等,均要有相应人员签字。
3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件,均按业务性质归口,由主管部室的主办人员起草拟稿,经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其他部室会签的文件,由主管部室会同相关部室会签,会签后再报公司领导签发。
4、拟稿需按照公司统一要求的格式,使用统一规定的发文稿纸,书写清楚,并连同手稿、附件,经公司领导签发后,由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。
5、文件、资料、报表的打印,要严格按有关规定办理,主管部室负责校对,公文应在最后打印打字员、校对员的姓名。
6、发文后,原稿连同附件交还主管部室,由专人负责保存、催办、立卷和归档。
(三) 归档:
1、 公司设立档案室,配备专职档案管理员,其它各部室设立兼职档案人员(各部室资料员、内业),档案室归口综合办。
2、 归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序,专、兼职档案员均应按以下步骤归档。
(1) 收集:对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷部门确定立卷范围,删除不需归档文件。
(2) 整理:遵循文件材料自然形成规律,保持文件之间的有机联系。档案室协助各部室对应归档文件进行分类,公司全部档案共分为十一类,即:综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。
(3) 档案价值鉴定:对各部室分类后的文件,根据档案保管期限规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定,确定其保存价值,分为永(Y)、长(C)、短(D)三种归档文件。
(4) 排列:部室同一保管期限、同一类文件按发文时间顺序排列。归档文件以“件”为单位,请示与批复可为一件。排列顺序为:批复在前,请示在后;转发文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,图纸、照片在后。专题会议、案件处理等材料分别集中排列。
(5) 装订:文件按“件”装订,永久、长期保存的文件要去掉金属物,用档案局指定的装订材料装订,不得压字。
(6) 编号:归档文件按文件编号,在文件首页上端空白处加盖归档章,填写年度、室编件号、机构、保管期限等,以固定文件位置。
[1] [2] [3] 下一页