前台文员服务规范程序标准

　　前台造访：

　　客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。

　　单个人问候标准语如下：

　　“先生，您好！”或“先生，早上好！”

　　“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”

　　来者是二人，标准问候语则为：

　　“二位先生好！”“二位小姐好”

　　“先生、小姐，你们好！”

　　来者为三人以上，标准问候语则为：

　　“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”

　　“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”

　　对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：

　　“X先生好！”“X小姐好！”

　　电话：

　　1．听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒；

　　2．听话时先问候，并自报公司、部门。

　　标准语如下：

　　“您好，**公司！”

　　标准用语，“您好”“请稍等”“对不起，他现在不在”“我能否留下您的联系方式”等。

　　找人：

　　先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）预约了吗？请您稍等。（然后接通本公司X先生的电话，询问转接与否。）

　　不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人；

　　通话简明扼要，不应长时间占线。

　　前台、文秘工作要点：

　　工作繁杂，需认真仔细。

　　一．电话：

　　1．须在电话铃响三声内接起。

　　2．使用标准用语，“您好”“请稍等”“对不起，他现在不在”“我能否留下您的联系方式”等。

　　3．如有需领导接听的电话，需提前问清楚对方情况。一般情况下，不允许将电话直接转接到总经理室。如确实有问题，可转到办公室请相关负责人接听。

　　4．不允许向任何人透露总经理的任何联系方式，如对方有急事，可记下对方联系方式然后通知总经理。

　　5．接电话时，对拿不准的事情，不可乱说，可先记下对方联系方式，以便相关人员回复。不能随便向对方透露公司情况，包括电话、地址等。